Confidentialité et données personnelles

Ce qui est traité, et combien de temps

Qui voit quoi

• Chaque compte ne voit que ce que sa mission demande ; ces règles sont appliquées par la base de données elle-même. Le lien du représentant légal, sans compte, est borné par l’application au seul dossier de l’élève.
• Les réponses aux questionnaires anonymes sont enregistrées sans auteur : personne ne peut remonter à la personne, pas même l’administrateur.
• Les réponses de bien-être ne sont jamais montrées au maître d’apprentissage ni au représentant légal, et jamais transmises à Claude.
• L’équipe de l’école et le signataire voient la fiche signée et son PDF. Le tableau de suivi de l’école ne reçoit que l’état de chaque fiche, jamais une réponse.
• Le détail figure dans la section de chacun : alternant, maître d’apprentissage, représentant légal, équipe de l’école.

D’où viennent les données

• CFA Planning : l’identité des élèves d’Épinay ; pour Épinay et Mantes, les groupes, les séances, l’assiduité et les absences (EduTrack les relaie et ne calcule aucune présence), les bulletins, les fiches des formateurs et leurs cours.
• AtriFlow : l’identité des élèves de Mantes, qui y fait foi. Tant qu’AtriFlow ne transmet pas l’identifiant qui relie ses fiches à celles de CFA Planning, les adresses des élèves de Mantes sont lues dans CFA Planning et contrôlées contre AtriFlow. La copie des candidats d’AtriFlow qui sert à ce contrôle, figée au 1er août 2026, est supprimée 12 mois après sa dernière lecture.
• iTwill : les dossiers administratifs de l’alternance (placements, maîtres d’apprentissage, entreprises, fins de contrat et ruptures). Après une rupture, la fin du maintien lue dans iTwill pour le suivi d’un alternant mineur est supprimée 5 ans après la fin de la formation (rien tant que cette fin n’est pas connue).
• L’annuaire des entreprises de l’État : la vérification d’un SIRET ; seul ce numéro lui est envoyé.
• L’équipe de l’école : ce que les sources ne disent pas (un maître d’apprentissage, une affectation), avec la date et l’auteur de chaque saisie.

Pour les maîtres d’apprentissage, les entreprises et les placements, les sources sont confrontées : la donnée la plus récente, puis la plus complète, l’emporte, et sa source et sa date sont gardées. En retour, iTwill et AtriFlow lisent par l’API d’EduTrack, avec des clés en lecture seule, les maîtres d’apprentissage et le journal entier de leurs saisies et changements (entreprises, maîtres, placements : valeurs avant et après, source, date, auteur, motif) ; un changement de maître permet à iTwill de préparer l’avenant au contrat.

À qui elles sont transmises

• Brevo, prestataire d’envoi des courriels, avec un compte par école : chaque courriel part au nom de l’école, et les réponses arrivent à sa boîte « relation(s) entreprise(s) », avec copie à sa gestion OPCO quand l’école en a une (Epinay Management School · Mantes School of Business). L’équipe y lit, par Claude (voir ci-dessous), les rebonds et les plaintes pour vérifier la délivrance ; EduTrack ne les conserve pas.
• Anthropic (Claude) : l’équipe de l’école travaille aussi avec Claude par le MCP d’EduTrack, sur un jeton émis par la direction. Claude lit alors, dans le périmètre de la personne qui lui délègue son accès, les noms, les courriels, les téléphones et les titres (élèves, mineurs compris ; personnel ; maîtres d’apprentissage ; représentants légaux des entreprises ; modèles et questionnaires), et les données de suivi de ce périmètre : livrets, visites, assiduité et bulletins, placements, entreprises, divergences entre les sources, alertes de suivi, et les événements de délivrance des courriels de l’école (rebonds, plaintes), avec le nom et le courriel du destinataire. Les entrées des gestes qu’il joue et les messages qu’il rédige au nom de l’école, sous son compte de service, passent aussi par Anthropic. Un texte libre lui est transmis tel qu’il a été écrit, y compris un NIR (numéro de sécurité sociale) ou une information de santé qu’une personne y aurait écrits. La date de naissance des élèves lui est transmise quand il travaille pour la direction ou un référent d’école, jamais pour un formateur. Ne lui sont jamais transmis : les réponses de bien-être et les secrets de connexion (mots de passe, codes, jetons, liens de connexion ou de consultation). Anthropic est établie aux États-Unis : ces données sont traitées hors de l’Union européenne. L’option « Aider à améliorer Claude » est coupée sur chaque compte Claude qui porte un jeton EduTrack.
• Cénacle, application interne du groupe : les tâches de suivi du personnel, et le registre de preuves du groupe (livrets visés, visites closes, preuves de conformité).
• CFA Planning : à Épinay et à Mantes, quand une entreprise écrit, le formateur concerné en est prévenu dans CFA Planning.

L’assistant IA intégré à EduTrack tourne sur un serveur du groupe : aucune donnée ne part vers le cloud.

Tu es alternant

• Ton identité fait foi dans la source de ton école : CFA Planning à Épinay, AtriFlow à Mantes (à Mantes, EduTrack la lit encore dans CFA Planning, contrôlée contre AtriFlow). Ton groupe, tes séances et ton assiduité viennent de CFA Planning. Pour corriger ton identité, écris à ton école : la correction se fait à la source, puis se répercute ici.
• Tu vois ton livret, tes visites et leurs comptes rendus ; ton école voit ce que sa mission demande.
• Ton maître d’apprentissage voit ton livret pendant ton placement, puis 30 jours après une fin normale (fin de contrat ou changement de maître) ; une rupture ne lui laisse aucun délai.
• Pendant ton placement en cours, et seulement pendant (pas les 30 jours qui suivent sa fin), ton maître d’apprentissage voit aussi tes notes, reçues de CFA Planning (le détail par matière et les moyennes de la classe, sans classement), ainsi que le nombre de tes absences et de tes retards, jamais leur motif.
• Pendant ton placement en cours, ton maître d’apprentissage voit aussi les comptes rendus de tes visites ; il verra aussi l’évaluation de ton formateur, dès qu’EduTrack la lui ouvrira. Ton entreprise (son contact et son représentant légal) verra, dès l’ouverture de son compte, et pendant ton placement en cours, ton livret, l’évaluation de ton formateur comprise, et les comptes rendus de tes visites. Ni ton maître ni ton entreprise ne voient le motif de tes absences ni tes réponses de bien-être.
• Chaque mois, ton entreprise reçoit le relevé de tes absences (date, heures, « justificatif accepté par l’école » ou « aucun justificatif accepté à ce jour », jamais le motif) ; tu en reçois une copie, aux adresses que nous tenons de tes inscriptions et de ton contrat d’apprentissage (CERFA), deux au plus. L’adresse de courriel lue sur ton contrat (CERFA) est supprimée 5 ans après la fin de ta formation. Si ton entreprise l’a choisi, elle reçoit aussi, le soir même, un avis pour chaque absence.
• Si ton contrat, refusé par le financeur, est ensuite déclaré annulé (par ton école ou par le financeur), il est réputé n’avoir jamais existé : ton maître d’apprentissage et ton entreprise perdent l’accès à ton livret et à tes comptes rendus de visite dès que l’annulation nous parvient. Les avis d’absence déjà envoyés restent dans l’historique de ton école.
• Si tu es mineur, tes représentants légaux ont un lien de consultation, qui s’éteint à ta majorité.
• Un questionnaire te dit, avant que tu répondes, s’il est anonyme ou nominatif. Anonyme, tes réponses sont enregistrées sans auteur : personne ne peut remonter jusqu’à toi. Ton maître d’apprentissage ne voit jamais tes réponses de bien-être.
• Le compte rendu de chacune de tes visites, signé par le visiteur, t’est partagé ; ta signature est facultative.
• Ton livret et tes visites sont supprimés 5 ans après la fin de ta formation, jamais tant que ton dossier est en cours ; tant que CFA Planning ne donne pas de date de fin à ta formation, rien n’est supprimé. Les copies de tes livrets visés et de tes visites closes, déposées au Drive de Cénacle (registre de preuves du groupe), suivent les règles de Cénacle.
• Quand ton école travaille avec Claude (Anthropic) par le MCP, Claude peut lire ton nom, ton courriel, ton téléphone, ton suivi (livret, visites, assiduité, bulletin, alertes) et les textes écrits à ton sujet, tels qu’ils ont été écrits (un NIR compris, si quelqu’un l’y a écrit) ; ta date de naissance, quand il travaille pour la direction ou un référent de ton école ; jamais tes réponses de bien-être.
• Pour exercer tes droits, écris à la boîte « relation(s) entreprise(s) » de ton école (liste ci-dessous).

Vous êtes une entreprise d’accueil ou un maître d’apprentissage

• Vos coordonnées (nom, fonction, courriel, téléphone) et celles de votre entreprise viennent d’AtriFlow, de CFA Planning ou d’iTwill, ou d’une saisie de l’équipe de l’école quand ces sources n’en disent rien. Chaque saisie et chaque changement sont gardés dans un historique : valeurs avant et après, source, date, auteur, motif.
• iTwill et AtriFlow lisent vos coordonnées et cet historique par l’API d’EduTrack, avec des clés en lecture seule ; un changement de maître permet à iTwill de préparer l’avenant au contrat.
• Vous voyez vos alternants pendant le placement, jusqu’au jour de sa fin. Après une fin normale (fin de contrat ou remplacement du maître), vous gardez 30 jours de lecture de l’alternant et de son livret, et de visa des périodes commencées au plus tard le jour de la fin. Une rupture ne laisse aucun délai : l’accès est coupé le jour même de son enregistrement si sa date est passée ou du jour, sinon le lendemain de sa date. Si une source signale une rupture ou un changement de maître qui contredit la fin enregistrée par l’école, l’accès est coupé jusqu’à ce que l’école tranche.
• Vous ne voyez jamais les réponses de bien-être de vos alternants.
• Le relevé mensuel des absences est adressé en copie à l’apprenti(e).
• L’école vous demande deux fiches : la fiche du maître et la fiche de poste. Ce qu’elle sait déjà est rempli. Vous complétez, vous pouvez corriger, puis vous signez. EduTrack garde la fiche signée et son PDF, pour l’école.
• Le compte rendu d’une visite, signé par le visiteur, vous est partagé : dans votre espace si votre compte est ouvert, sinon en PDF par courriel. Votre signature est facultative.
• Les courriels de l’école partent en son nom ; vos réponses arrivent à sa boîte « relation(s) entreprise(s) », avec copie à sa gestion OPCO quand l’école en a une (Epinay Management School · Mantes School of Business). Un message de l’école peut être rédigé par Claude (Anthropic), sous le compte de service de l’école.
• Depuis « Mon compte », vous recevez par courriel un relevé de votre compte (identité, alternants suivis, visas et signatures, préférences) ; pour une copie complète (coordonnées, entreprise, historique, échanges), écrivez à l’école.

Vous êtes représentant légal d’un alternant mineur

• L’école vous donne un lien de consultation, sans compte. Il montre l’état du livret (jamais son contenu), les absences transmises par CFA Planning, les visites et le bulletin ; jamais les réponses de bien-être.
• Le lien s’éteint automatiquement à la majorité de l’alternant ; l’école peut le révoquer ou le renouveler à tout moment.
• Pour toute question, écrivez à l’école de l’alternant : ses coordonnées figurent dans « Vos droits », ci-dessous.

Tu fais partie de l’équipe de l’école

• Ton compte porte ton adresse et ta fonction. La double authentification se fait par une application, avec des codes de secours. Un formateur naît de sa fiche CFA Planning ; une personne absente de CFA Planning reçoit un compte « externe », créé par la direction.
• Tes affectations aux groupes viennent de CFA Planning ou de la liste de l’école ; un retrait fait par une personne est gardé (qui, quand, par quel canal).
• Une correction d’adresse, un changement de rôle ou une réinitialisation de la double authentification laisse une ligne au journal des comptes ; une suspension des envois d’une école laisse une ligne au journal des envois.
• Quand un jeton délègue ton accès à Claude, chaque appel au MCP est tracé sans paramètres ni résultats : outil, issue, durée, école, identifiant de l’élève ou de l’école visé, session et logiciel client, et le motif d’un refus ou d’une erreur (le message d’un service peut nommer une personne). Le résultat d’un geste est gardé, pour qu’il ne soit jamais joué deux fois. Ces traces sont supprimées au-delà de 12 mois ; le résultat d’un geste, pas avant que son jeton ait expiré ou ait été révoqué. Claude lit ce que ton rôle permet de lire, les textes tels qu’ils ont été écrits ; la date de naissance des élèves, seulement pour la direction et les référents ; jamais le bien-être ni un secret de connexion.
• L’assistant IA intégré tourne sur un serveur du groupe. Tes requêtes, la trace anonymisée de chaque échange (un résumé sans donnée de personne, rattaché à ton compte) et le journal des actions de l’assistant sont supprimés au-delà de 12 mois.
• Quand tu fais une visite, tu signes son compte rendu, qui est partagé avec le maître d’apprentissage et l’alternant.
• Quand tu prépares une fiche, tes réponses vont dans son brouillon, avec ton nom et la date. À la signature, la trace garde que l’école l’a préparée.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès (et d’en recevoir une copie), de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité de vos données. L’identité des élèves se rectifie à la source, par l’école — CFA Planning, et AtriFlow pour Mantes — et la correction se répercute ici automatiquement.

Écrivez à l’école concernée, à sa boîte « relation(s) entreprise(s) » :

• Epinay Management School : relations.entreprises@ems-epinay.com, ou par courrier : 36 avenue Salvador Allende, 93800 Épinay-sur-Seine
• IMA Business School : contact@ima-school.com, ou par courrier : Immeuble Pleyad 2, 39-53 boulevard Ornano, 93200 Saint-Denis
• Mantes School of Business : relations.entreprises@mantes-school.com, ou par courrier : 20 rue du Vieux Pilori, 78200 Mantes-la-Jolie

Les réponses aux courriels d’une école arrivent à cette boîte, avec copie à sa gestion OPCO quand l’école en a une (Epinay Management School · Mantes School of Business). Vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr) si vous estimez vos droits non respectés.